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接待ゴルフ案内状の書き方は?当日の流れをかんたん解説

接待ゴルフは難しいと思っていますか?そんなことはありません。大切なのは事前の準備と相手への気配り、そして何より自分が1日を楽しむこと! 今回は接待の案内状などの準備に必要なポイントと当日の要点について解説します。

「接待」というとどんなイメージをお持ちでしょうか。ともすると、気遣いが必要で疲れるとか、準備に手がかかるなどネガティブな印象を抱いている方もいらっしゃると思います。

ゴルフでの接待は確かに事前準備など確認すべきことなども多いですが、自分自身のプレー機会も増えるとともに、普段はなかなか時間をともにすることがない多くの人と一緒にラウンドできるなど、メリットも多くあります。

今回は、接待の一連の流れ、案内状や招待状など、必要な手配について例を挙げてご説明します。いざ、接待となったら何よりも自分の株を上げる大チャンスです。今回の内容を参考にしてぜひ接待やゴルフコンペを成功に導いてください。

接待ゴルフのメリットと心構え

とかく大変だと思われる接待やゴルフコンペですが、実は多くのメリットがあります。

まず自分自身のプレー機会が増えること。接待と言ってもラウンドをすることは確か。ある意味、仕事をしながら腕を上げられる、ゴルフ好きにとっては「オイシイ」シチュエーションでもあります。

また、好きなスポーツを通じて1日、交流ができるため接待相手との距離がぐっと縮まることも特筆すべきことでしょう。スポーツに喜怒哀楽はつきもの。ゴルフコンペなどで同じ時間を過ごすことはのちに大きな意味を持つことになります。商談や懇親の場ではなかなか見ることのできない姿をお互いにさらけ出すこと、それにより親密度はぐっと高くなることでしょう。

第一の心構えとは

そんな接待に臨む際の心構えですが、何よりも自分自身が楽しむことが大切です。「付き合いだから仕方なく」「あまり面白くないな」などと内心、思っていてはそれが相手に伝わってしまいます。そうなると、自分だけでなく一緒に回っている人たちの雰囲気も壊してしまいかねません。

接待とはいえ、ラウンドできるせっかくの機会です。自分自身も楽しみながら周囲に気遣いをすることで、雰囲気を盛り上げるということが重要です。自分自身が気持ちよくプレーをしていれば、自然と場の空気も和んでいくものです。

事前の準備はしっかりとしたうえで、そうした心構えを持ってゴルフコンペ当日に臨んでいきましょう。

成功につながる接待の準備とは?

接待当日までの流れを下記にて確認しましょう。相手やこちらのメンバー選び、案内状もしくは招待状の送付、カードなどによる出欠の確認や手土産手配など、流れを整理してみます。

メンバーとゴルフ場の選定

まずは接待に招く方を選定します。

どの会社を対象にするのか、その中でも誰を招待するのかを検討していきます。社内での調整を経たうえで、先方にも打診をしてメンバーをあらかじめ絞り込んでいきます。その際、こちらで同行するメンバー選定や会場選びに大きくかかわってくるため、接待先の技量について確認することは必須です。

また、会場選びも大切なポイントです。相手の技量だけではなく、住んでいる場所なども考慮して、あまり遠すぎないところを選びましょう。その際、先方が自家用車で来るのか、送迎が必要なのかもあわせて確認を忘れずにしておくようにします。会場が決まったら接待先のスケジュールなども確かめたうえで確実に予約をしておきます。さらに懇親会が必要な場合はそちらのリサーチや予約も必須です。

接待するメンバーが決まったら、同行するメンバー選びも行います。接待相手の技術を考慮して、気持ちよくラウンドしていただけるような構成を考えます。

案内状(招待状)の送付と手土産などの準備

メンバーと会場が確定したら、接待相手に案内状(招待状)を送付しましょう。案内状には文例のような時候の挨拶に加えて、日時・場所・メンバー名などのほか連絡先もあわせて記載をし印刷します。出欠の確認が必要な場合は、案内状とあわせて連絡先や返送用の印刷したカードなども添えておきましょう。

最近は、簡単な打診や挨拶だけでなく案内状や招待状の送付、出欠確認などはメールで行うことも多くなってきています。この場合にも必要な事項の記載漏れがないようにすること、さらに接待先に失礼のない対応をするように細かい気配りを忘れないように注意しましょう。案内状や招待のためのカードについては文例の見本も参考にしてみてください。

また必要な場合は手土産も準備します。貴重な休日をともに過ごしていただいたお礼として、接待先のご家族などに気持ちを送るものです。もし可能であれば家族構成なども把握したうえで、お子様向けのものなどを用意できるとベターです。

当日、ラウンド後に懇親会を開く場合もあるでしょう。その場合は懇親会の会場手配、案内状への記載と出欠確認も事前に行っておきましょう。また代行などの手配ができるかどうかも確かめておくとベターです。各支払いについてカード決済ができるかチェックしておくことも事前の気配りの一つです。

接待当日の振舞い方とポイント

案内状など各種の事前手配が済んだら、いざ大会当日を迎えます。接待ゴルフ当日のポイントは第一に時間厳守、第二にマナーを守る事、第三に先方への気配りということになります。

当日は接待相手よりも先に到着することが必須です。事前にコースの状況や天候などコンディションも把握しておきます。そして接待先が到着の際にお出迎えとご挨拶をしましょう。

マナーについては普段のプレーと同様です。スロープレーは厳禁。プレーファストを心がけスムーズに気持ちよく全員がラウンドできるようにしていきましょう。服装や道具などは人の見本になるような節度あるものに。チープなものはもとより、高価過ぎるものも接待の場にはふさわしくありません。

↓↓↓ゴルフ場でのマナーについて下記でもう一度チェックしてみましょう。

さらにいいショットがあったときには「ナイスショット」の声をかけましょう。これも大会などの一つのマナーですがあまりやりすぎると逆効果になるので、状況をしっかり見極めながらするようにします。

またカートにはあらかじめ飲み物や飴など必要になりそうなものをあらかじめ用意しておきます。暑さ対策のコールドスプレーや、寒さに備えたカイロなど、季節によって必要なものを選んでおきます。

そして何より自身が楽しむことです。一緒に回っている方々と、一日を楽しみポジティブな時間を共有すること。お互いにとって価値ある時間の過ごし方をすることが大切です。プレー後は接待先に感謝の言葉をお伝えしましょう。当日は最初から最後まで、気を抜かずに心配りをするようにします。

接待を締めるゴルフ後の対応

接待が終わったら後日、お礼状を送っておきます。こちらも印刷したものではなくメールなどで対応することも最近は多くなっているかと思いますが、失礼のないよう、お礼の気持ちを確実にお伝えしましょう。時候の挨拶とともに見本となるお礼状については上記の文例もチェックしてみてください。

↓↓↓接待ゴルフのメリットと成功させるためのポイントをもっと知りたいかたはこちら

↓↓↓ゴルフコンペなどの大会に招かれたときはどうすればいい?初参加の要点やマナーを解説します。

まとめ

接待やゴルフコンペは社内での調整や相手先との折衝、当日の運営などに加え、自分自身がラウンドをするという、なかなかハードなタスクです。

しかしながら、ゴルフを通じて仕事上のお付き合いを円滑にし、互いの距離感を一気に縮める絶好の機会でもあります。接待の成功は日常業務の達成をはるかに上回る成果をもたらしてくれます。気遣いとマナーを忘れずにご自身が楽しむことで、ぜひ接待ゴルフを大きな実りあるものにしてください!

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